Učesnici konkursa prilikom dizajniranja idejnog rešenja Povelje moraju zadovoljiti sledeće zahteve: Povelja se izrađuje u A3 formatu, štampa se jednostrano – u punom koloru, obavezno mora da sadrži otisnug grb GRADA SOMBORA, istovetan tekst na ćiriličnom i latiničnom pismu i mađarskom jeziku i pismu.
Elektronski oblik idejnog rešenja prilaže se na CD-u, a štampa se na kolor štampaču u A4 formatu i u istoj koverti sa CD-om dostavlja se na adresu: Komisiji za sprovođenje postupka za utvrđivanje predloga za dodelu povelje i nagrade Grada Sombora, Trg cara Uroša 1, 25 000 Sombor ili lično na šalteru 11 ili 12 Uslužnog centra Gradske uprave (Trg cara Uroša 1 – prizemlje).
Rok za dostavljanje predloga idejnog rešenja Povelje je 25. januar 2012. godine, do 14,00 časova.
Učesnik konkursa može podneti samo jedan predlog idejnog rešenja Povelje, a autoru izabranog rešenja biće uručena nagrada u iznosu od 10.000,00 dinara.